Házipénztár, pénztárbizonylat, időszaki pénztárjelentés tudnivalók közérthetően
Mi az a házipénztár?
A házipénztár fogalom jelöli a
cégen belül azt a helyet, ahol a vállalkozás a
készpénzét tartja.
Kell-e a vállalkozásomnak házipénztárt vezetnie?
Igen. Minden cég (ahol van kimenő- vagy bejövő készpénzforgalom) köteles
a házipénztárt érintő bevételekről és kiadásokról
nyilvántartást vezetnie.
Vezetheti-e helyettem a könyvelőm a házipénztárt?
Elméletileg igen, gyakorlatban szinte
biztos, hogy nem.
Az aktuális jogszabályok szerint a házipénztárt a
cégnek naprakészen kell vezetnie. Egy esetleges
NAV(APEH) ellenőrzés során pedig be kell tudni mutatnia
a házipénztárról vezetett nyilvántartást, időszaki
pénztárjelentést. Amennyiben a fenti kritériumok
teljesülnek, úgy nincs akadálya annak, hogy a cég
házipénztárát ne Ön, hanem könyvelője vezesse. A
gyakorlatban azonban ez nehezen kivitelezhető,
mivel a könyvelők általában az előző tárgyhót könyvelik,
nem az aktuálisat, pláne nem naprakészen.
Összefoglalva tehát megállapítható, hogy a
házipénztár naprakész vezetését szinte minden
esetben csak a cég - saját maga - tudja
megoldani.
Mit jelent pontosan a házipénztár naprakész vezetése?
A naprakész nyilvántartás azt
jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket,
kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell
nyilvántartani. A jogalkotók is érezhették, hogy ezt
nehéz lesz betartatni a vállalkozókkal, így szerencsére
a pénzmozgás dátuma mellett nem kell feltüntetni a
nyilvántartásban vagy pénztárbizonylaton, hogy órára,
percre pontosan mikor történt a bevétel/kiadás. A
pénzkezelési szabályzat általában ugyan előírja, hogy a
pénzmozgásokat a felmerülésük sorrendjében kell
felrögzíteni, de mivel egy bizonylatról (pl. számla)
általában csak annak dátuma állapítható meg, így ezt
utólagosan nem igen lehet ellenőrizni vagy betartani.
A naprakészségre azonban feltétlen ügyeljen,
vagyis egy ma kiállított készpénzes számla
kiegyenlítését még a mai napon rögzítse a házipénztárba!
Milyen formában kell vezetnem a házipénztár nyilvántartását?
A házipénztárt érintő
bevételeket/kiadásokat egy úgynevezett
pénztárjelentésen kell vezetnie. A számlához
hasonlóan a pénztárjelentésnek sincs külalaki előírása,
így bárhogy kinézhet. Ez teszi lehetővé, hogy a
pénztárjelentést legegyszerűbben számítógéppel
vezetheti, így nem kell foglalkoznia a tartalmi
előírásokkal, mivel ezt Ön helyett a számítógép
ellenőrzi/végzi.
Nagyon fontos hangsúlyoznunk, hogy a házipénztár
teljes körű kezelése nem valósítható meg Excel
táblázaton keresztül, mivel az Excel táblázat nem
képes ellenőrizni a bevitt adatokat, nem állíthatunk ki
vele szigorú sorszámadású pénztárbizonylatot a
bevételekről és a kiadásokról, továbbá nem felel meg a
pénztárjelentés sorszámozási előírásának sem.
Gyakorlatban tehát két módon vezetheti a házipénztárt:
- kézzel: pénztárjelentés nyomtatvány, valamint
bevételi- kiadási pénztárbizonylat nyomtatvány
megvásárlásával és kézzel (több példányban) való
kitöltésével
- számítógéppel: erre a célra alkalmas
házipénztár program megvásárlásával (lásd lent az
Ajánlott programok résznél!)
Bármekkora összeget tarthatok a házipénztárban?
Nem. A házipénztárban tartható
készpénz összege maximalizálva van. Ez a
határérték (2012-től) a cég előző évi árbevételének 10%-a, de
minimum 500.000 forint. A minimum érték azt jelenti, hogy
bármilyen kis árbevétellel is rendelkezett az adott cég
az előző tárgyévben, akkor is tarthat a házipénztárban
500.000 forintot meg nem haladó készpénzt.
Nagyon fontos megjegyezni, hogy a házipénztárban
egyes napokon lehet ennél több pénz is, viszont
fontos, hogy az adott hónap összes napjának (ideértve a
hétvégéket, ünnepnapokat is!) záró egyenlegének havi
átlaga ne haladja meg a fent említett határértéket.
Amennyiben ügyel rá, hogy egyik napon sem lépi át a
megadott határértéket, úgy nem kell aggódnia, hogy az
átlagszámítás után kapott érték meghaladja azt.
Másik dolog, ami még ide tartozik, hogy a
pénzkezelési szabályzat (minden cégnek rendelkeznie
kell ilyen szabályzattal!) általában külön
meghatározza a maximális napi záró egyenleget,
vagyis abban tovább korlátozható a megengedett készpénz
mennyiség.
Mikor kell pénztárbizonylatot nyomtatnom?
Előbbi kérdésünknél már esett szó a cég
pénzkezelési szabályzatáról. Nos, szintén a
pénzkezelési szabályzat írja elő, hogy adott cégnél
milyen esetben kell pénztárbizonylatot
kiállítani/nyomtatni. Általánosságban pénztárbizonylatot
csak akkor kell kiállítani egy adott
bevételről/kiadásról, ha az adott készpénzmozgást
semmilyen más bizonylattal nem tudja alátámasztani
(pl. cég alkalmazottja előleget kap, tulajdonos tagi
kölcsönt vesz ki, ügyfél letétet fizet be, stb.)
Nagyon fontos, hogy készpénzes kimenő- vagy bejövő
számlák mellé nem kötelező pénztárbizonylatot
nyomtatni, mivel a pénzmozgást maga a számla
igazolja (ha csak a pénzkezelési szabályzat külön elő
nem írja a pénztárbizonylat nyomtatását)!
Érdemes még tudni, hogy a pénztárbizonylat
szigorú számadású bizonylat, vagyis a bizonylatok
kiállításának idősorrendjét nézve folyamatos (kihagyás
nélküli) növekvő sorszámmal van ellátva.
Melyik programot használjam a házipénztár nyilvántartásához?
A házipénztár teljes körű nyilvántartásához
elsősorban a
NATURASOFT Házipénztár Start házipénztár programot
javasoljuk. Ez a program
kiválóan alkalmas a forintos házipénztárak vezetéséhez,
pénztárbizonylatok, időszaki pénztárjelentések
nyomtatásához. Ez a házipénztár program automatikusan
végzi a bizonylatok sorszámozását, a záró egyenlegek
figyelését, és számtalan kényelmi funkcióval is
rendelkezik.
Abban az esetben, ha szüksége van 1 cégen belül több
pénztár vagy valutás pénztár kezelésére is, úgy a
NATURASOFT Házipénztár Standard házipénztár programot
ajánljuk figyelmébe.
Amennyiben számláit is számítógéppel szeretné
kiállítani, úgy érdemes az univerzális
NATURASOFT Számla Standard számlázó programot választani, mely
a házipénztár funkciót beépítve tartalmazza. A
házipénztár nyilvántartása így még egyszerűbb, mivel
a programba rögzített készpénzes kimenő- és bejövő
számlák automatikusan bekerülnek a nyilvántartásba,
így jelentősen csökkenthető a kézzel végzett emberi
munka.
|
