Pro forma, proforma, díjbekérő számla tudnivalók közérthetően
Mi az a pro forma?
A pro forma (más néven proforma,
vagy díjbekérő) egy olyan bizonylat, sablon,
nyomtatvány melyet megrendelést követően az eladó
küld a vevő részére, ami alapján a vevő kifizetheti
az általa rendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét.
Miben különbözik a pro forma a hagyományos számlától?
Bár a pro forma vagy díjbekérő néven
kiállított bizonylat külalakban és tartalomban is
nagyon hasonlít a számlához, valójában nem számla,
ezért elszámolásra, ÁFA visszaigénylésre nem
alkalmas!
Tartalmi különbségek általában a számlához képest:
- nincs rajta ÁFA kulcsonként bontás (hiszen ÁFA
elszámolásra nem alkalmas)
- nincs teljesítés dátuma, csak kiállítás kelte, és
fizetési határidő
- számlaszám helyett sorszáma van
Fontos, hogy a pro forma-ra nem vonatkoznak a
számlázási szabályok, és semmilyen tartalmi előírása
sincs, így bárhogy kinézhet!
|
 |
 |
|
|
Fizetés előtt díjbekérő... |
...majd fizetés után számla |
|
|
Mire jó a pro forma, mikor és mire használjam?
A pro forma alkalmazásának csak
átutalásos számlák esetén van jelentősége, mivel
készpénzes fizetésnél a vevő azonnal rendezi a
megrendelés ellenértékét. A pro forma jelentősége abban
rejlik, hogy használatával 100%-osan megelőzhető a
számlát kiállító cég kintlévőségeinek keletkezése.
De hogyan?
Az alábbi példán keresztül könnyen megértheti:
Hagyományos számlázás pro forma használata nélkül:
1. lépés: Vevő átutalási fizetési móddal ad le rendelést egy termékre/szolgáltatásra
2. lépés: Eladó kiállítja és elküldi a számlát a vevő
részére
3. lépés: Vevő nem fizet, eladónak pedig ÁFA fizetési
kötelezettsége keletkezik, így a kiállított számla ÁFA
értékét be kell fizetnie
4. lépés: Ha az eladó a számla kiállításával együtt még
a terméket is elküldte, vagy szolgáltatott, akkor futhat
a pénze után, vagy perelheti a vevőt
Korszerű számlázás pro forma használatával:
1. lépés: Vevő átutalási fizetési móddal ad le rendelést egy termékre/szolgáltatásra
2. lépés: Eladó számla helyett pro forma-t
(díjbekérőt) küld a vevőnek (akár e-mail-ben, hiszen nem
kötelező még kinyomtatni sem!)
3. lépés: Várakozás. Amíg a vevő nem fizet, addig az
eladó nem teljesít (nem küld terméket, nem szolgáltat!)
4. lépés: Vevő kifizeti a terméket, így a pro forma
alapján már kiállítható neki a számla, és az eladó
teljesítheti a megrendelésben vállaltakat
A pro forma lényege tehát, hogy megrendelést követően
először csak díjbekérőt kell küldeni a vevő részére,
és csak akkor szabad teljesíteni a megrendelést,
amennyiben a vevő kifizette a díjbekérő teljes összegét.
Ezután már kiállítható neki a számla. A pro forma
alkalmazásának másik nagy előnye, hogy a vevő
gyorsabban fog fizetni, mint hagyományos esetben,
hiszen amíg nem fizetett nem tudja használni a
megrendelt terméket/szolgáltatást.
Amennyiben ma Magyarországon mindenki pro forma
segítségével számlázna, úgy nem mennének csődbe cégek a
kintlévőségeik felhalmozásuk miatt (lásd például
építőipar).
Melyik programot használjam pro forma kiállításához?
A díjbekérők (pro forma) kiállításához elsősorban az univerzális
NATURASOFT Számla Standard számlázó programot
javasoljuk. Ez a program
nem csak díjbekérők (pro forma) készítésére alkalmas, hanem minden
olyan funkciót tartalmaz, amire a hétköznapokban egy
átlagos cégnek szüksége lehet (pl. partner- és
terméknyilvántartás, számlázás, árajánlatok
kiállítása, bejövő (költség) számlák nyilvántartása,
házipénztár, stb.).
Pro forma készítéshez kapcsolódó funkciók a programban
- Díjbekérő (proforma) állapotának kezelése (pl. folyamatban,
elfogadva, elutasítva)
- Díjbekérő (proforma) csoportosítása 1 tetszőleges szempont
szerint
- Díjbekérő (proforma) egyszerű és gyors visszakeresése több
szempont alapján
- Díjbekérő (proforma) fizetési határidejének megadása, kezelése
- Díjbekérő (proforma) nyomtatása (céges logo-val ellátva,
tetszőleges tartalommal, stb.)
- Díjbekérők (proforma) automatikus sorszámozása
- Díjbekérők (proforma) lekérdezése, összesítése tetszőleges
szűrőfeltételek szerint
- Díjbekérők (proforma) listájának nyomtatása
- Exportálás PDF és Excel (XLS) állományba
- Felhasználói fiókok kezelése, hozzáférési
jogosultságokkal
- Fizetési felszólítás küldése a vevő részére
- Forintos és devizás díjbekérők (proforma) készítése bármilyen
pénznemben, összesen 9 nyelven
- Gyakran használt megjegyzések sablonba mentése,
sablonból történő kiválasztása
- Hálózatos használat
- Lejárt díjbekérőkre (proforma-ra) történő figyelmeztetés
- Már kiállított díjbekérők (proforma) utólagos módosítása
- Meglévő díjbekérőből (proforma-ból) számla
készítése
- Partnernyilvántartás
- Partnernek boríték címzése
- Százalékos kedvezmény adása a díjbekérőn (proforma-n)
- Szolgáltatás- és cikktörzs (szolgáltatások és termékek
nyilvántartása)
- Tetszőleges megjegyzések feltüntetése az díjbekérőn (proforma-n)
látható tételsorok előtt, alatt és után
- Tetszőleges számú díjbekérő (proforma) kiállítása és
nyilvántartása
- Téves, hibás díjbekérők (proforma-k) törlése
- Új díjbekérő (proforma) kiállítása meglévő díjbekérő adatainak
felhasználásával
(A felsorolás nem teljes körű és kizárólag csak a pro
forma készítő programrész funkcióit tartalmazza! A
teljes program ennél sokkal többet tud!)
Ajánlott programok
|
