Számlázással kapcsolatos általános tévhitek
Ezen az oldalon összegyűjtöttük a
leggyakoribb számlázással kapcsolatos tévhiteket, melyek
sajnos szinte kiirthatatlanul beágyazódtak a köztudatba.
Meglátásunk szerint a tévhitek többsége abból adódik,
hogy sokan olyan jogszabályokkal vannak tisztában,
melyek már rég nem hatályosak. Persze az aktuális jogszabályok követése nem könnyű feladat - hiszen csak 2010-ben több ízben is változtak a számlázás szabályai -, ezért érdemes nem régi tudásunkra hagyatkozni, hanem jogszabálykövető számlázó programot alkalmazni.
Amennyiben biztos akar lenni benne, hogy olyan számlázó
programot használ, mely a legújabb jogszabályok szerint
működik, úgy a tévhitek felsorolása után figyelmébe
ajánlunk pár garantáltan jogszabálykövető
számlázó programot.
Tartalomjegyzék
Tévhitek, melyek nem igazak:
-
A
számla minden egyes példányát sorszámozni kell
- Kötelező a számlán feltüntetni, hogy a számla
összesen hány példányban készült
- A vevő csak a számla eredeti példányát fogadhatja be
- A számla keltének kiemelt szerepe van és bármilyen keltezéssel bármikor
kiállítható
- A számla még módosítható, ha nincs kinyomtatva
- A számla helyesbítése után az eredeti számla tartalma megváltozik
- Minden számlán kötelező feltüntetni a vevő adószámát
- A számlán kötelező feltüntetni a termék vagy szolgáltatás VTSZ/SZJ/TESZOR
számát
- A számlázó programmal kiállított számlákat kötelezően alá kell írni és le kell
pecsételni
- A számla alján paragrafus szerinti pontos törvényi hivatkozás szükséges a
számlázó program jogszabályi megfelelőségről
- A számlát csak a számlán szereplő fizetési mód szerint lehet kifizetni
- Előleg számla bizonylat létezik
- Külföldre történő számlázáskor a számlát csak a vevő nyelvén célszerű
kiállítani
- Devizás számlán nem kell feltüntetni forintos összeget, mert az a vevő
szempontjából érdektelen
- A számlázó program vásárlását le kell jelenteni a NAV-nak (APEH)
- A számlát elég PDF-ben átküldeni a vevő részére, nem kell külön kinyomtatni
azt
- Az elektronikus számlázás minden esetben olcsóbb, mint a számlák papír alapon
történő kinyomtatása
Kapcsolódó hivatkozások:
- Ajánlott jogszabálykövető számlázó programok
- Számla kötelező tartalmi elemei, számlázási szabályok
Tévhitek részletes
ismertetése
TÉVHIT: A
számla minden egyes példányát sorszámozni kell.
TÉNY: A számla példánysorszámozása megszűnt!
2010.04.01-től megszűnt a számla példánysorszámozása, vagyis az ezt
követően kiállított számlákra már egyáltalán nem kell feltüntetni, hogy
2-es, 3-as példány. Azok a számlázó programok, melyek továbbra is példányszámozzák a számla példányait még a régi - és nem a legújabb
jogszabályok - szerint működnek. Érdemes frissíteni szoftverét, vagy ha gyártónak nincs elérhető frissítése, akkor lecserélni a számlázó programot!
TÉVHIT:
Kötelező a számlán feltüntetni, hogy a számla összesen hány példányban készült.
TÉNY: A számlának nincs ilyen kötelező tartalmi
eleme!
Jelenleg nincs ilyen szabály, ami arra kötelezné a számla
kiállítóját, hogy a számlán feltüntesse, hogy az összesen hány példányban
készült. Leporellóra vagy blokkméretű papírra nyomtatott számláknál
találkozhatunk ilyen jellegű feliratokkal, de ettől függetlenül ez nem
kötelező tartalmi eleme a számlának, így nem szükséges ráírni.
TÉVHIT: A
vevő csak a számla eredeti példányát fogadhatja be.
TÉNY: Az eredeti és másolati példányok megkülönböztetése már MEGSZŰNT!
2010.09.27-től nem kell feltüntetni a számlán, hogy az eredeti vagy másolat. Jogszabályi háttér megtekintése >>
TÉVHIT: A
számla keltének kiemelt szerepe van és bármilyen keltezéssel bármikor
kiállítható.
TÉNY: Elsősorban a számla teljesítésének dátuma a fontos, nem a
számla kelte! A keltezés csak szigorú sorszámadás szerint történhet!
Független attól, hogy a számlát számlatömbben vagy számlázó program
segítségével állítja ki, a számla kelte sosem lehet korábbi, mint a legutóbb
kiállított számla kelte. A számla kelténél azt a dátumot kell feltüntetni,
amikor a számla kiállításra kerül, a számlát pedig a teljesítéstől számítva ésszerű határidőn - legkésőbb 15 napon - belül kell kiállítani. Amennyiben a számla visszamenőleges időszakra
vonatkozik, úgy a számla teljesítési dátumát kell eszerint meghatározni.
TÉVHIT: A számla még módosítható, ha nincs kinyomtatva.
TÉNY: A már
kiállított számla semmi esetben sem módosítható, akkor sem, ha még nincs
kinyomtatva!
Amennyiben a számla már kapott egy sorszámot (számlaszám), abban az esetben az
aktuális jogszabályok szerint már semmiképp sem módosítható a számla tartalma,
teljesen függetlenül attól, hogy a számla nyomtatása megtörtént-e vagy sem,
illetve a vevő megkapta-e vagy sem.
TÉVHIT: A számla helyesbítése után az eredeti számla tartalma
megváltozik.
TÉNY: A helyesbítő számla egy teljesen új számla,
ami az eredeti számlára hivatkozik!
Az eredeti számla tartalma semmi esetben sem változik meg a helyesbítés után,
hiszen a változásokat egy újonnan kiállított számla fogja tartalmazni,
mely a köznyelvben helyesbítő vagy módosító számláként ismert. Ez gyakorlatilag
egy saját számlasorszámmal rendelkező, új normál számla, mely tartalmilag
hivatkozik az eredeti számlára. Bővebb információk a helyesbítő számláról >>
TÉVHIT: Minden számlán kötelező feltüntetni a vevő adószámát.
TÉNY: Általánosságban nem, csak bizonyos számlák
esetén kötelező a vevő adószámának feltüntetése!
Általános esetekben a számlán csak a vevő nevét és címét kell
feltüntetni, a vevő adószámát csak speciális esetekben kell feltüntetni,
például - a teljesség igénye nélkül -, ha a számla fordított adózású, vagy
közösségi adószámmal rendelkező külföldi vevőről van szó, illetve 2013. január 1-től azokra a számlákra kell a vevő adószáma, melyek ÁFA-ja meghaladja a 2 millió forintot.
TÉVHIT: A
számlán kötelező feltüntetni a termék vagy szolgáltatás VTSZ/SZJ/TESZOR számát.
TÉNY: A besorolási számok feltüntetése a számlán
nem kötelező!
A számlázásra vonatkozó aktuális jogszabályok szerint a
számlakiállító saját döntéskörébe tartozik, hogy szerepeltetni kívánja-e a
számlán a termék vagy szolgáltatás VTSZ/SZJ/TESZOR számát, vagyis ezeknek az
adatoknak a feltüntetése nem kötelező!
TÉVHIT: A
számlázó programmal kiállított számlákat kötelezően alá kell írni és le kell
pecsételni.
TÉNY: A számlázó programmal kinyomtatott számlák
aláírás és pecsét nélkül is érvényesek, hitelesek!
Nincsen olyan jogszabály, ami előírná, hogy a gépi úton kinyomtatott
számlákat alá kell írni és le kell pecsételni. Annak érdekében, hogy a
kinyomtatott számla hivatalosabbnak tűnjön, el lehet látni aláírással és
pecséttel, de a számla ezek nélkül is teljes mértekben érvényes és hiteles.
A számlák egyenként történő aláírása és pecsételése eleve lehetetlen lenne az
olyan szolgáltatóknál, ahol havi több ezer számlát állítanak ki, többek között
ezért sem létezik ilyen szabály.
TÉVHIT: A
számla alján paragrafus szerinti pontos törvényi hivatkozás szükséges a számlázó
program jogszabályi megfelelőségről.
TÉNY: A számlának nincs ilyen kötelező tartalmi
eleme!
A számlázó program aktuális jogszabályoknak történő megfelelőségét
a számlázó program fejlesztőjének külön írásos igazolásban kell vállalnia,
melyet a program vásárlását követően biztosít a felhasználónak. A számla
alján emiatt kötelezően külön törvényi hivatkozásokat nem kell feltüntetni a
program jogszabályi megfelelőségére vonatkozóan. Az esetleges adóellenőrzést
elősegítve célszerű, ha a számla alján látszik, hogy a számla milyen
programmal/verzióval készült, így ebből utólag is visszakereshető, hogy az
adott programverzió kiadásakor milyen jogszabályok voltak érvényben.
TÉVHIT: A számlát csak a számlán szereplő fizetési mód szerint
lehet kifizetni.
TÉNY: A fizetési mód csak tájékoztató jellegű adat,
a számla bármilyen módon kiegyenlíthető!
A számlának nem kötelező tartalmi eleme a fizetési mód, ezért
ennek feltüntetése pusztán csak tájékoztató jellegű, mint sem kötelező a
vevőre nézve. Jogszabály nem tiltja, hogy a készpénzes számlát átutalással, vagy
az átutalásos számlát készpénzzel fizessék ki. Mindenesetre a könyvelőnek azért
érdemes jelezni, ha a számla kiegyenlítése nem az elsődlegesen kért fizetési mód
szerint történt, hogy a könyvelés ennek megfelelően történjen.
TÉVHIT: Előleg számla bizonylat létezik.
TÉNY: Az előleg számla, mint önálló
bizonylatforma már rég megszűnt!
2004. májusban életbe lépő számlázást érintő jogszabályok óta az előleg
számla, mint olyan megszűnt, ma már csak fogalomként használatos
kifejezés. Az előleg számla ma nem jelent mást, mint egy normál,
teljesen hagyományos számlát, amin az eladó előleget számláz ki a
vevő részére. A számla fejlécében tehát ne is keressük az előleg számla
kifejezést, mivel ez egy egyszerű számla csupán, ahol a számlán látható
tételsorban szerepel az előleg kifejezés, mintha csak egy termék vagy
szolgáltatás lenne.
TÉVHIT: Külföldre történő számlázáskor a számlát csak a
vevő nyelvén célszerű kiállítani.
TÉNY: Nem magyar nyelvű számlák esetén az
adóhatóság kérheti a számla hiteles fordítását!
Idegen nyelvű számla kiállítása során ügyeljen rá, hogy a számlán
lévő fejlécfeliratok szövegezése magyar nyelven is szerepeljen (kétnyelvű
számla), mivel ha csak idegen nyelven állítja ki a számlát, akkor az adóhatóság
egy ellenőrzés során kérheti a számlák fordítóiroda által elvégzett hiteles
fordítását, mely számlánként több ezer forint plusz kiadással járhat. 2012-től az adóhatóság a magyar nyelven kívül angol, német és francia nyelveken is köteles elfogadni a gazdasági eseményt igazoló bizonylatokat, ám ha ettől eltérő nyelven (pl. szlovák) kívánjuk a bizonylatot kiállítani, akkor mindenképp javasolt a feliratok magyar nyelven történő megjelenítése is.
TÉVHIT: Devizás számlán nem
kell feltüntetni forintos összeget, mert az a vevő szempontjából érdektelen.
TÉNY: Devizás számlák kötelező tartalmi eleme az
ÁFA értékének forintban (alkalmazott árfolyamon) való feltüntetése!
Jogszabály írja elő, hogy a magyar pénznemtől eltérő
számlakiállítás esetén az ÁFA értékét forintban is fel kell tüntetni a
számlán az átszámításhoz alkalmazott árfolyamon. Akármennyire is felesleges
ez az információ a vevő részére, ez jelenleg kötelező.
TÉVHIT: A számlázó program vásárlását le kell jelenteni a NAV-nak (APEH).
TÉNY: Nincs ilyen lejelentési kötelezettség!
Számlázó program vásárlása esetén a vevőnek vagy a program
felhasználójának nem kell lejelenteni a program vásárlását a NAV-nak (APEH).
A számlák alján megtalálható, hogy az adott számla milyen programmal készült,
így az adóhatóság szükség esetén fel tudja venni a
szoftver fejlesztőjével a kapcsolatot és le tudja ellenőrizni, hogy a számlázó
programot a felhasználó valóban jogszerűen használja-e.
TÉVHIT: A
számlát elég PDF-ben átküldeni a vevő részére, nem kell külön kinyomtatni azt.
TÉNY: A számlát mindig ki kell nyomtatni (kivéve
elektronikus számla esetén)!
A számlázó programmal kiállított számla ugyan aláírás és pecsét
nélkül is érvényes, azonban nem elég ha a vevő PDF-ben megkapja, mindenképp
szükséges ki is nyomtatni azt. Ugyanez vonatkozik a számlakiállítónál maradó
példányra is, amit szintén kötelező kinyomtatni. A számla kinyomtatását csak
elektronikus számlázással lehet elkerülni, ekkor egy internetes tárhelyen
tárolódnak a számlák és minden egyes számlát digitális aláírással kell ellátni.
TÉVHIT: Az
elektronikus számlázás minden esetben olcsóbb, mint a számlák papír alapon
történő kinyomtatása.
TÉNY: Az elektronikus számlázást leginkább nagy cégeknek,
havi több ezer számla kiállítása esetén érdemes választani!
Az elektronikus számlázás vitathatatlan előnye a hagyományos
számlanyomtatással szemben a környezet kímélése, azonban az elektronikus
számlázás ma már se nem gyorsabb, se nem egyszerűbb és nem is feltétlen
olcsóbb, mint a számlák kinyomtatása. Hogy miért nem? Az elektronikus
számlázáshoz speciális számlázó programot kell keresni, ami támogatja az
elektronikus számlázást (ezek általában nem a legegyszerűbb vagy legolcsóbb
programok), ezt követően külön igényelni kell egy digitális aláírást, melynek éves díja van, valamint szerződést kell kötni egy
szolgáltatóval, aki az Interneten tárolni fogja a számlákat, ahol általában
egyszeri belépési díjon felül minden egyes számla után is fizetni kell.
Összességében ez olyan költségeket jelent, hogy leginkább havi ezer vagy annál
több számla esetén érdemes egyáltalán elgondolkodni az elektronikus számlázás
bevezetésén, arról nem is beszélve, hogy elektronikus számlát csak olyan vevő részére állíthatunk ki, aki ebbe előzetesen írásban beleegyezett...
|
