Számlatömb, kézi számla, gépi számla tudnivalók közérthetően

Mi az a számlatömb?

A számlatömb egy nyomtatványboltban kapható, előre formázott és sorszámozott bizonylattömb, mellyel számítógép igénybe vétele nélkül lehet kézzel írt számlákat kiállítani.

FIGYELEM! 2012. január 1-től milliós bírság is kiszabható a számlatömb elvesztéséért, akkor is, ha az még nem került felhasználásra! A bírság felső határa az elveszett számlák és az általános bírság szorzata! Érdemes tehát végleg leszokni a számlák kézi számlatömbbe történő írásáról, helyette pedig számlázó programot használni!

A számlatömb kiváltása hogyan lehetséges?

A számlatömböt egyszerűen ki lehet váltani egy számlázó programmal. Bármikor lezárható a számlatömb és megkezdhető a számítógépes számlázás, mellyel igényes kinézetű számlák állíthatók elő akár pár másodperc alatt.

A számlatömb vásárlása során a nyomtatványboltban elkérik a vásárló cég nevét, címét és adószámát, illetve 2011. január 1-jétől már az előbbiek mellett a vevőt képviselő magánszemély nevét és adóazonosító jelét. Ezekre azért van szükség, mert a számlatömböt forgalmazóknak negyedéves kötelező adatszolgáltatást kell teljesíteniük a NAV felé.

A számlázó program vásárlása során kötelezően lejelentendő adatok nincsenek, mint a számlatömb esetében, csak olyan adatokra van szükség, ami egyértelműen azonosítja a számlázó szoftvert megvásárló céget és amik a gördülékeny kapcsolattartáshoz kellhetnek. A felhasználó cég neve (és székhelye) 2008. óta viszont mindenképpen szükséges, mert a számlázó programot fejlesztő cég köteles kiadni a vásárló cég részére egy névre szóló, ún. megfelelőségi nyilatkozatot, melyet egy NAV ellenőrzés során fel kell mutatnia a cégnek.

Mit tartalmaz a megfelelőségi nyilatkozat?

A megfelelőségi nyilatkozat – vagy köznyelvben sokszor APEH igazolásként emlegetett tanúsítvány – a számlázó programot használó cég nevére kell szóljon, amiben a fejlesztő cég vállalja, hogy a számlázó program a jogszabályoknak megfelelően működik. Ezt az igazolást egy esetleges NAV ellenőrzés során kell felmutatni az ellenőrök részére.

A számlatömb sorszámozott. A gépi számlának hogyan lesz sorszáma?

A gépi számlázás során a számlák sorszáma automatikus, melyet a gép ad, így a felhasználónak ezzel nem kell foglalkoznia és azt módosítani sem tudja. A számlázó programok esetében kitétel, hogy a számlasorszám folyamatos, kihagyás nélküli legyen, mely nem módosítható.

Számlatömb és a számlázó program használható párhuzamosan is?

Igen, használható a számítógépes számlázás mellett kézi számlatömb is. Az irodában feltelepített számlázó programban készíthetők el a számlák többsége, de előfordulhat, hogy több munkatárs is irodán kívül, helyszínen végez munkát, ahol számlatömböt használ és abban állít ki számlát a vevő, szolgáltatást igénybe vevő részére. A számlák sorszáma különböző, így minden további nélkül használható gépi számla mellett számlatömb is.

A számlatömb és a gépi számla között mi a különbség?

Az alapvető különbség a számla minőségi végeredményében és a kiállítás gyorsaságában van. Míg a számlatömb használata során hosszas körmölésre van szükség, addig egy számlázó programmal pár másodperc egy igényes, ízléses, mindenki számára olvasható számla kiállítása.

A számlázó program esetében mind a partnerek, mind a számlatételek tárolhatók, így könnyedén, egy kattintással kiválaszthatók, nem kell lejegyezni, feljegyezni, megjegyezni sem a vevő adatait, sem a kiszámlázandó cikket, szolgáltatást.

A számlatömb használatánál nincs lehetőség adattárolásra, visszakeresésre, vagy kimutatás készítésre sem, míg a számlázó programban nyilvántarthatók a partner adatai.

A számla kiállítását gyorsítja, hogy előre elkészített megjegyzéseket rendelhetünk a számlákhoz, vagy egy előző számlát gombnyomásra lemásolhatunk, hogy ne kelljen minden adatot újra beírni egy másik vevő számára kiállított számla során.

A számlatömb használatával nem tarthatók nyilván a kiegyenlítések sem, míg a számlázó programban nyomon követhetők, hogy melyik partner fizetett vagy melyik, milyen összeggel tartozik.

Egy nagyobb tudású számlázó programmal forintos számlák mellett akár devizás számlákat is kiállíthatunk, szükség esetén idegen (pl. angol, német) nyelven is. Devizás számla esetében igény esetén az MNB árfolyamokat is lekéri a szoftver.

Összefoglalva, a le nem írt követelmények alapján ma már minden cégnek és egyéni vállalkozásnak a számláit ízléses, olvasható, igényes formában szükséges elkészítenie. Sok esetben, akik külföldi partner részére számláznak, hirtelen szembesülnek azzal, hogy a számlatömb használatával készített kézi számlát külföldön be sem fogadják.

Váltson Ön is számlatömbről számlázó programra és dolgozzon kényelmesen, gyorsan, igényesen!

Számlatömb kiváltására melyik számlázó programot válasszam?

A számlatömb kiváltására elsősorban a NATURASOFT számlázó programokat javasoljuk, melyek kezelése még azok számára is rendkívül egyszerű, akik még sosem dolgoztak számítógéppel vagy számítógépes számlázó programmal. Amennyiben tényleg csak a számlatömb kiváltása a cél, úgy forintos számlák kiállításához érdemes a NATURASOFT Forint számla számlázó programot választani, mert ez a legegyszerűbb és legolcsóbb megoldás a termékcsalád kínálatában.

Ajánlott számlázó programok

NATURASOFT Forint számla forintos számlázó program	NATURASOFT Deviza számla forintos és devizás számlázó program	NATURASOFT Számla Standard univerzális számlázó program	NATURASOFT Számla Professional professzionális számlázó program
NATURASOFT Készlet és Számla Start egyszerű készletnyilvántartó program	NATURASOFT Készlet és Számla Standard univerzális készletnyilvántartó program	NATURASOFT Készlet és Számla Professional multifunkciós készletnyilvántartó