A proforma alkalmazásának csak átutalásos számlák esetén van jelentősége, mivel készpénzes fizetésnél a vevő azonnal rendezi a megrendelés ellenértékét. A proforma jelentősége abban rejlik, hogy használatával 100%-ban megelőzhető a számlát kiállító cég kintlévőségeinek keletkezése.

A proforma lényege, hogy megrendelést követően először csak díjbekérőt kell küldeni a vevő részére és csak akkor szabad teljesíteni a megrendelést, amennyiben a vevő kifizette a díjbekérő teljes összegét. Ezután már kiállítható neki a számla. A proforma alkalmazásának másik nagy előnye, hogy a vevő gyorsabban fog fizetni, mint hagyományos esetben, hiszen amíg nem fizetett addig nem kapja meg a megrendelt terméket, illetve nem tudja igénybe venni a megrendelt szolgáltatást.

Amennyiben ma Magyarországon mindenki proforma segítségével számlázna, úgy nem mennének csődbe cégek a kintlévőségeik felhalmozásuk miatt (pl. építőipar).

Hagyományos számlázás proforma használata nélkül:
1. Vevő átutalási fizetési móddal ad le rendelést egy termékre/szolgáltatásra
2. Eladó kiállítja és elküldi a számlát a vevő részére
3. Vevő nem fizet, eladónak pedig ÁFA fizetési kötelezettsége keletkezik, így a kiállított számla ÁFA értékét be kell fizetnie
4. Ha az eladó a számla kiállításával együtt még a terméket is elküldte vagy szolgáltatott, akkor futhat a pénze után, illetve perelheti a vevőt

Korszerű számlázás proforma használatával:
1. Vevő átutalási fizetési móddal ad le rendelést egy termékre/szolgáltatásra
2. Eladó számla helyett proforma-t (díjbekérőt) küld a vevőnek (akár e-mail-ben, hiszen nem kötelező még kinyomtatni sem!)
3. Várakozás. Amíg a vevő nem fizet, addig az eladó nem teljesít (nem küld terméket, nem szolgáltat!)
4. Vevő kifizeti a terméket, így a proforma alapján már kiállítható neki a számla és az eladó teljesítheti a megrendelésben vállaltakat