Ez a funkció a Professional programcsaládban érhető el. Kattintson a Főképernyőn a Bizonylatok vagy Értékesítés gombra, majd a Számlák menüpontra. A Számlák áttekintése ablakban kattintson az Egyéb gombra majd a Banki kiegyenlítések beemelése fájlból menüpontra (A NATURASOFT Számla Professional programban ez a Kötegelt számlázás menüponton keresztül érhető el).
Banki kiegyenlítések beemelése fájlból
Ennek a funkciónak a használatával a banki rendszerből exportált Excel táblázat vagy szöveges állomány (pl. TXT) alapján lehetősége van a banki kiegyenlítések programba történő tömeges beemelésére, így nincs szükség egyenként kézzel kiegyenlítettre jelölnie a vevők által kifizetett kimenő számlákat.
FIGYELEM! A funkció használata nem érinti a házipénztárt, mivel itt utalások kerülnek importálásra, nem pedig a házipénztárba történő befizetések!
Előkészületek:
A kiegyenlítések importálása nem visszavonható művelet, így mindenképpen javasolt, hogy készítsen biztonsági mentést a cég adatbázisáról a Főképernyő\Cégek karbantartása menüponton keresztül!- Amennyiben most végez először importálást a programmal, úgy nyissa meg az importálni kívánt Excel táblázatot egy táblázatkezelő programmal (pl. Microsoft Excel, OpenOffice, stb.) vagy szöveges állomány (pl. TXT) esetén nyissa meg az állományt egy Jegyzettömb alkalmazásban, szövegszerkesztőben.
1. lépés: Fájl megadása:
A Tallózás gombra kattintva adja meg azt a fájlt, mely a beemelni kívánt adatokat tartalmazza!
Ezt követően megadhatja, hogy a táblázat/fájl hányadik sorától induljon a beolvasás. Ez a beállítás különösen akkor lehet fontos, ha a táblázat/fájl első sora fejlécet tartalmaz, és az adatok a 2. sortól indulnak. Ilyen esetben adja meg, hogy a 2. sortól induljon a beolvasás.
Ezután nagyon fontos megadni, hogy a táblázat/fájl hányadik soráig tartson a beolvasás! A program csak az itt megadott sorig olvassa be a táblázat/fájl adatait, az ezt követő sorokat pedig figyelmen kívül hagyja!
(Excel táblázatból történő importálás esetén a hibajelzések elkerülése végett fontos, hogy a záró sort pontosan adja meg! Fájlból történő importálás esetén a fájl vége pontosan érzékelhető, így a beolvasás (hibajelzés nélkül!) akkor is csak az utolsó sorig tart, ha záró sorként nagyobb értéket ad meg, mint amennyi sort a fájl valóban tartalmaz.)
Amennyiben mindent megadott, kattintson a Tovább gombra!
2. Beállítások megadása:
Excel táblázat beemelése esetén adja meg, hogy az Excel tábla mely oszlopa tartalmazza a beemelni kívánt adatokat.
Szöveges állomány beemelése esetén adja meg, hogy a beemelni kívánt adatok a fájlban mely karakterpozíciók között helyezkedik el. Az utalás dátumának fájlból történő importálása esetén szükség van a dátum formátumának megadására is (pl. ÉÉÉÉ-HH-NN jelentése, év-hónap-nap szerint sorrend, ahol az év 4 karakterban látszódik). Az egyes számokat elválasztó jel típusa (pl. pont, kötőjel, stb.) vagy annak hiánya lényegtelen, ezeket a program automatikusan felismeri.
Amennyiben a beemelni kívánt táblázat/fájl nem tartalmazza az utalás napját, úgy lehetőség van a dátum kézi megadására is.
Az utalás közleménye jelenti azt az adatot, ahol a program a számlaszámot vagy csekkes-számla esetén a csekk Luhn-azonosítóját keresi. A program intelligens közlemény felismerést tartalmaz, vagyis jó hatékonysággal képes felismerni az utaló által írt közlemény adatból az azonosításra szolgáló adatot, akkor is, ha a közlemény véletlenül vagy szándékosan más információt is tartalmaz.
A fenti adatokon kívül még az utalás összegét kell, hogy tartalmazza a beemelni kívánt táblázat/fájl. Az utalás (összeg) pénzneme opcionálisan importálható. Ennek csak akkor van jelentősége, ha fent áll annak a lehetősége, hogy az ügyfél nem a számla pénznemében utalta el az összeget. Az ilyen utalásokat a program a pénznem importálása esetén felismeri, és automatikusan - figyelmeztetés mellett - kihagyja.
Amennyiben mindent megadott, kattintson a Tovább gombra!
3. lépés: Adatok ellenőrzése:
Ennél a résznél láthatja az adatok beolvasásának folyamatát. Amennyiben a beolvasás hiba nélkül zajlott le, úgy ezt a a program "A kiegyenlítések beemelése sikeresen befejeződött!" üzenettel jelzi és az Ok gomb lenyomása után az ablak automatikusan bezáródik.
A beolvasás során feltárt hibák esetén a Hibák, figyelmeztetések szekcióban olvashat bővebb információkat. Ebben az esetben két választási lehetősége van:
a kiírt információk alapján kijavítja a táblázat/fájl hibáit, hiányosságait, és újra kezdi a beolvasást az 1-es lépéstől, vagy a kiírt információkat figyelmen kívül hagyja (ekkor a hibás sorok ki fognak maradni az importálásból!) és a Tovább gombra kattintva folytatja az importálást.
Az adatok duplikált beemelése ellen a program úgy védekezik, hogy azonos számlához, azonos napra, azonos összeget nem enged beemelni, ilyen esetben a "Dupla beemelés veszélye miatt kihagyva" figyelmeztető üzenet jelenik meg. |
