HOGYAN TÖRTÉNIK A SZÁMLA PÉLDÁNYOK FELTÜNTETÉSE A SZÁMLÁN?

A 3.0.4-es verzióval egyező (vagy újabb) NATURASOFT számlázó programok alapbeállítás szerint semmilyen számlapéldányra vonatkozó feliratot nem jelenítenek meg a számlán.

Kapcsolódó jogszabályváltozások:
2010.04.01-én eltörölték a számlák példányszámozást.
2010.09.27-én eltörölték a számlák eredeti és másolati példányainak megkülönböztetését.

A NATURASOFT programok mindig a legutóbbi hatályos jogszabályoknak megfelelően működnek.

Bővebb információ és jogszabályi háttér megtekintése >>

HOGYAN LEHET A SZÁMLÁBÓL EREDETI PÉLDÁNYT NYOMTATNI?

2010. szeptember 27-én történt jogszabályváltozást követően megszűnt a számla eredeti és másolati példányainak megkülönböztetése, a számlán tehát nem kell már szerepeltetni, hogy az eredeti vagy másolat.

A 3.0.4-es verzióval egyező (vagy újabb) NATURASOFT számlázó programokkal korlátozások nélkül nyomtathatja újra már kiállított számláit az eredetivel teljesen megegyező tartalommal!

A NATURASOFT programok mindig a legutóbbi hatályos jogszabályoknak megfelelően működnek.

Bővebb információ és jogszabályi háttér megtekintése >>

MINDEN SZÁMLÁN FEL KELL TÜNTETNI A VEVŐ ADÓSZÁMÁT?

2020.07.01-től: igen, kivéve magánszemélyek esetén.

2020.07.01. előtt: Nem! A számlán a vevő adószámát csak speciális esetekben kell feltüntetni! Ilyen például - a teljesség igénye nélkül -, ha a számla fordított adózású, vagy közösségi adószámmal rendelkező külföldi vevőnek állít ki ÁFA felszámítása nélkül számlát, valamint 2017.01.01 után kiállított számlák esetén, ha a számla ÁFA értéke meghaladja a 100 ezer forintot.

HOL TUDOM BEÁLLÍTANI A PROGRAMBAN A TIZEDESEK KEZELÉSÉT?

Csak forint pénznemet kezelő programjainknál (pl. Forint Számla, Készlet és Számla Start, Raktár Start) az összes tizedesre vonatkozó beállítás a Beállítások\Általános beállítások menüpont alatt található.

Devizás pénzemet is kezelő programjainknál (pl. Deviza számla, Számla Standard/Professional, Készlet és Számla Standard/Professional) csak a mennyiségi tizedesre vonatkozó beállítás található meg a Beállítások\Általános beállítások menüpont alatt, mivel az árakra vonatkozó tizedesbeállítások a Törzsadatok\Pénznemek résznél pénznemeként elkülönülten állíthatók be.

MIÉRT NEM KÍNÁLJA FEL A PROGRAM A MAI MNB ÁRFOLYAMOT?

A hivatalos MNB árfolyamot munkanapokon 12 óra körül adja meg a Magyar Nemzeti Bank. Az MNB honlapján reggel és délelőtt a főképernyő jobb felső sarkában látható, hogy mely dátum szerinti az utolsó hivatalos árfolyam. Csak 12 órától érhető el az aznapi árfolyam, előtte nem. A devizát is kezelő programok össze vannak kötve a hivatalos MNB árfolyam lekérdezéssel, de csak akkor tudja lehívni a program az árfolyamot, ha az már hivatalosan is megjelent az MNB honlapján.

A DEVIZÁS SZÁMLÁZÓVAL TUDOK FORINTBAN IS SZÁMLÁZNI?

Természetesen, a devizás számlázó programmal bármilyen Ön által felvitt pénznemben tud számlát kiállítani, így forintban is.

ÁT TUDOM-E VENNI A KORÁBBAN HASZNÁLT PROGRAMOMBÓL AZ ADATAIMAT AZ ÚJ PROGRAMOMBA?

Igen, felhasználó által a programon belüli funkcióval egyszerűen átvehető a partnertörzs és a szolgáltatás/terméktörzs, amennyiben az adatok Excel (XLS) állományban vannak. A partnerek beemelése a Partnerek / Egyéb menüpont 'Új partnerek beemelése Excel-ből' funkcióval történik, a terméktörzs pedig a Termékek menüpont Egyéb gombja segítségével.

FIGYELEM! Az XLSX kiterjesztés nem azonos az XLS formátummal! Amennyiben adatai XLSX formátumban vannak, úgy nyissa meg azt egy táblázatkezelővel és mentse el az adatokat a Mentés másként funkciót használva XLS formátumban, majd az XLS állományt próbálja importálni!

LEHETSÉGES-E KÉZI ÉS GÉPI SZÁMLÁZÁS PÁRHUZAMOSAN?

Igen, lehetséges a számlázó program (gépi) mellett számlatömb (kézi) használata is. Előfordulhatnak ugyanis olyan esetek, amikor a számlázó programmal történő gépi számla kiállítására nincs lehetőség (pl. áramszünet, vagy ügyfélnél kell a helyszínen számlát kiállítani, stb.).

HOL TÜNTETHETEM FEL A SZÁMLÁZÁS SORÁN, HOGY ÜGYFELEM MELY BANKSZÁMLÁMRA UTALJON?

Amennyiben cégének csak egy bankszámlája van, úgy a Beállítások\Céges címadatok menüpontban érdemes megadni a bankszámlaszámot, mely így a számlán a kiállító adatoknál (bal felső sarokban) lesz látható.

A fentiek szerint a számla kiállító adatai között természetesen több bankszámlaszámot is felsorolhat, azonban ha arra van szükség, hogy egy számlán csak egy bankszámlát szeretne szerepeltetni, akkor érdemes a bankszámlaszámot egy kísérő szöveggel (pl. Kérjük, a számla végösszegét erre a bankszámlaszámra utalja) együtt a Törzsadatok\Megjegyzés sablonok közé felvinni. A számla kiállítása során Ön tetszőlegesen kiválaszthatja majd, hogy mely megjegyzés sablont kívánja használni, így a számlán tetszőlegesen állítható, hogy mely bankszámlaszám kerüljön rá.

Amennyiben deviza számla kiállítására is alkalmas számlázó programunkat használja, úgy a Törzsadatok\Pénznem menüponton keresztül lehetősége van arra is, hogy egy adott pénznemhez egy bankszámlaszámot hozzárendeljen. Ekkor a program automatikusan megjeleníti a számla kiállító adatai között a pénznemhez tartozó bankszámlaszámot.

Amennyiben szállítói profilok kezelésére is alkalmas számlázó programunkat használja, úgy a Törzsadatok\Szállítói profil menüponton keresztül lehetősége van arra, hogy olyan egyedi számla kiállító adatokat hozzon létre, melyek eltérő bankszámlaszámokat tartalmaznak, így a megfelelő szállítói profil kiválasztásával bármikor cserélhető a számlán látható bankszámlaszám.

HOGYAN TUDOM FELTÜNTETNI A SZÁMLÁN A TÉTEL SZJ, ILLETVE TESZOR SZÁMÁT?

Azon programjainkban, ahol a Vtsz/Szj/Teszor számok rögzítése opcionális, úgy az Általános beállítások rögzítésnél lehet engedélyezni a Vtsz/Szj/Teszor számok rögzítését. A Vtsz/Szj/Teszor számok számlán történő megjelenítése a Számlázási beállításoknál kapcsolhatók be-ki.

Mivel a Vtsz/Szj/Teszor számok számlán való feltüntetése alapesetben nem kötelező, így csak akkor jelenítse meg azokat a számlán, ha ez valamiért elengedhetetlenül szükséges.

Mivel az Szj és Teszor számok formátuma hasonló, így már az adatok bevitelénél ügyeljen az egyértelmű azonosításra, vagyis a besorolási szám előtt jelezze, hogy Szj vagy Teszor számról van szó (pl. Szj 10.10, Teszor 20.20, T 20.20, stb.)

HOGYAN TUDOM ELKERÜLNI, HOGY A PROGRAM NE ADJON AZONOS SZÁMLASORSZÁMOT?

Erre alapesetben nem kell külön figyelni, mivel a program a számlasorszámot automatikusan adja, és kétszer soha nem osztja ki ugyanazt a sorszámot!

Abban az esetben viszont, ha több gépre telepítette a programot és a számítógépeket egymástól elkülönítve (nem hálózatba kötve) használja úgynevezett számlaelőtagot szükséges megadni (pl. A2017/00001, B2017/00001), így egy cégnév alatt nem készül azonos sorszámú számla. A számlaelőtagot a Beállítások / Számlázási beállítások menüpont alatt tudja beállítani a Számlatömbök kezelése gombra kattintva.

KI TUDOK ÁLLÍTANI A PROGRAMMAL ELŐLEG SZÁMLÁT?

Természetesen igen! Bármely NATURASOFT számlázó program alkalmas előleget tartalmazó számlák kiállítására.

Ami azonban még ennél is fontosabb, hogy amikor a vevő ténylegesen kifizeti majd azt a terméket/szolgáltatást, melyre letette az előleget és Ön kiállítja neki a "végszámlát", úgy a program "Számla beszámítása" funkcióján keresztül lehetőség van a korábban kiállított előleg számla végszámlába történő beszámításába. Ezzel jelentősen leegyszerűsítve az előleggel kapcsolatos számlázási feladatokat.

További információk az előleg számla kiállításáról

KI TUDOK ÁLLÍTANI A PROGRAMMAL FORDÍTOTT ÁFA-S SZÁMLÁT?

Természetesen igen! Bármely NATURASOFT számlázó program alkalmas fordított ÁFA-s számlák kiállítására.

Szoftvereinkben a szokásos számla kiállítási metóduson kívül nincs más dolga, mint a vevő adatainál megadni a vevő adószámát (ez a fordított adózás esetén kötelező!), és a kiszámlázott tétel ÁFA kulcsánál megadni a "Fordított ÁFA" nevű ÁFA kulcsot. Ezt követően a számlázó szoftver már mindent automatikusan elvégez majd, vagyis automatikusan ÁFA nélkül állítja ki a számlát, és feltünteti a számlán azt is, hogy a fordított adózás szabályai szerint az adót a vevő fizeti meg.

További információk a fordított ÁFA-ról, fordított adózásról

HOGYAN TUDOM A SZÁMLÁT KÉSŐBB BEFEJEZNI?

A NATURASOFT számlázó programokban évek óta az egyik leghasznosabb számlázáshoz kötődő kényelmi funkciója, hogy a számla készítését bármikor félbe tudja szakítani úgy, hogy az addig megírt számla tartalma nem veszik el. Ez a funkció rendkívül hasznos, ha például valami váratlan esemény (pl. bejön egy ügyfél, megcsörren a telefon, stb.) történik a számla írása közben vagy nincs ideje egy hosszú számla írását befejezni vagy attól fél, hogy egy hosszú számla írása közben esetleg elmegy az áram vagy megszakad a hálózati kapcsolat. Akkor is nagyon hasznos a félretehető számla funkció, ha előre akar dolgozni és előre szeretne megírni több számlát és majd az adott napon csak véglegesíti azokat. Szintén nagyon gyakori felhasználása a funkciónak, amikor a partner megköveteli, hogy a számla kiállítása előtt lássa annak tartalmát. Ilyenkor nem csak, hogy el lehet menteni piszkozatként a számlát, hanem e-mailben is át lehet küldeni azt egyeztetés céljából az ügyfélnek. Ilyenkor az "éles" számla kiállítása még nem történt meg, a partner csak egy piszkozatot kap, amin látja, hogy néz ki a számla.

Nyomja meg a főképernyő jobb alsó sarkában látható Beállítások gombot, majd a Számlázási beállítások gombot és kapcsolja be a "Számla félretételének, mentésének lehetősége azonnali nyomtatási nélkül" funkciót. Ennek a beállításnak a plusz hozadéka az is, hogy innentől kezdve úgy is ki tud majd állítani "éles" számlát, hogy nem nyomtatja ki azonnal, hanem majd csak később.

Miután a fenti leírás alapján bekapcsolta a funkciót, úgy a számlázási képernyőn meg fog jelenni a Félretesz gomb. A Félretesz gombra akkor kattintson, ha szeretné megszakítani a számlázási folyamatot, de a már megírt számlát piszkozatként kívánja elmenteni. Korlátlan számú piszkozat hozható létre és a piszkozatok korlátlan alkalommal módosíthatók. A piszkozat természetesen törölhető is. A Számlák áttekintése ablak Egyéb gombján keresztül válassza a Félretett számla folytatása menüpontot, melyet követően megtekintheti az eddigi piszkozatokat. Ebből az ablakból tudja elküldeni e-mailben a piszkozatokat a partnernek és innen tudja folytatni a számlaírás folyamatát is.

ALKALMAS-E A SZÁMLÁZÓ PROGRAM KATA-S VÁLLALKOZÁSNAK (KISADÓZÓNAK)?

Igen, bármely NATURASOFT számlázó és/vagy készletnyilvántartó program alkalmas KATA-s vállalkozások (kisadózók) részére. A NATURASOFT programban a Beállítások\Céges címadatoknál tudja bejelölni, hogy cége KATA (kisadózók tételes adója) szerint adózik. Ezt követően a program automatikusan megjeleníti majd a számlán a számlakiállító neve mellett a Kisadózó feliratot. (Az új KATA törvény szerint a felirat feltüntetése már nem kötelező, így ennek a funkciónak a használata opcionális!)

ALKALMAS-E A SZÁMLÁZÓ PROGRAM PÉNZFORGALMI ELSZÁMOLÁST ALKALMAZÓ VÁLLALKOZÁSNAK?

Igen, bármely NATURASOFT számlázó és/vagy készletnyilvántartó program alkalmas pénzforgalmi elszámolást alkalmazó vállalkozások részére. Amennyiben cége a pénzforgalmi elszámolást választotta és olyan számlát állít ki, ami nem zárja ki a pénzforgalmi elszámolás alkalmazását, úgy a számlán kötelező feltüntetni a pénzforgalmi elszámolás feliratot. A felirat a számlán belül bárhol feltüntethető! A NATURASOFT programon belül a Törzsadatok\Megjegyzés sablonok részben felrögzíthet egy Ön által szabadon megfogalmazott megjegyzést, ami utal a pénzforgalmi elszámolás alkalmazására (pl.: A számla kiállítója a pénzforgalmi elszámolást alkalmazza!).

FIGYELEM! A pénzforgalmi elszámolás több esetben (pl. adómentes EU-n belüli értékesítés, különbözeti adózás, zárt végű lízingügylet, stb.) nem alkalmazható, így azt Önnek számlánként kell elbírálni, hogy annál az ügyleténél, amit éppen számláz, alkalmazható-e a pénzforgalmi elszámolás és az erre vonatkozó feliratot csak ebben az esetben tüntesse fel!

ALKALMAS-E A SZÁMLÁZÓ PROGRAM ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIÁLLÍTÁSÁRA?

Igen, bármely NATURASOFT számlázó és/vagy készletnyilvántartó program alkalmas elektronikus számlázásra is. Az e-számla kiegészítést a programjainkhoz Ide kattintva tudja megrendelni.

HOGYAN TUDOK ISMÉTLŐDŐ SZÁMLÁKAT KIÁLLÍTANI?

Nagyon sűrűn előforduló eset, hogy egy vagy több vevőnek rendszeresen (pl. havonta) ismétlődnek a számlái. Ilyen például, amikor egy adott szolgáltatás (pl. könyvelés, tanácsadás, stb) számlázása történik minden hónapban vagy előfizetéseket, tárhely szolgáltatást, irodabérleti díjakat, stb kell számlázni az ügyfeleknek. A közös pont ezekben az esetekben, hogy a számlázás ugyanannak az ügyfélnek történik rendszerint ugyanarról a dologról, azonos vagy akár eltérő áron, de visszatérően. Ilyen esetben nagyon hasznos a NATURASOFT számlázó program Másolás funkciója, ami még gyorsabbá teszi a számlázást, mivel nincs szükség a számla "nullából" történő megírására, hanem egy korábbi számla alapján is megírható a számla.

Lépjen be a Számlák áttekintése ablakba, ahol a már kiállított számláit táblázatos formában láthatja. A név mezőben állva (vagy a Szűrés funkciót használva) keressen rá a vevőre, majd a kívánt számlán állva nyomja meg a Másolás gombot! A program ilyenkor egy új számla kiállítását kezdeményezi, de az adatok automatikusan kitöltésre kerülnek az ügyfél korábbi számlája alapján. Nincs más dolga, mint átnézni a számlázási dátumokat, összegeket és szükség esetén módosítani rajta és kiállítani a számlát. Minél összetettebb volt a számla annál több időt spórol annak megírásával.

A NATURASOFT Számla Professional számlázó programunk a fenti megoldásnál is kínál még gyorsabb számlázási módot, ami akkor lehet hasznos, ha pár kattintással szeretne kiállítani akár egyszerre több száz vagy több ezer számlát. Ezt a funkciót a Beállítások\Számlázási beállítások ablakban tudja bekapcsolni a "Számlák és díjbekérők kötegelt kiállításának lehetősége" opció bepipálásával.

A Professional változat két fajta kötegelt számlázási módot is kínál:

1. Amennyiben ugyanazt a tartalmú számlát szeretné kiállítani tömegesen több ügyfélnek, úgy lépjen be a Számlák áttekintése ablakba, majd nyomja meg az Egyéb gombot és válassza a Kötegelt számlázás\Azonos tartalmú számlák kiállítása több ügyfélnek menüpontot! Válassza ki a Szűrés használatával a kívánt ügyfélkört és írja meg a számlát a hagyományos módon!. Az így kiállított számla minden ügyfélnél azonos lesz, egyedül az ügyfelek neve, adószáma, címe fog eltérni.

2. Amikor tömegesen szeretne számlázni, de a számlák tartalma ügyfelenként eltérő, viszont az adott ügyfél számlája rendszeres időközönként (pl. havonta, negyedévente, stb) ismétlődik, úgy rögzítse fel a számlák kiállításához szükséges bizonylatmintát! Minden ügyfélnek lesz egy bizonylatmintája, ami alapján történik majd a periódikus számlázás. A Főképernyőn az Információs pulton kattintson az Esedékes bizonylatminták mellett található linkre, majd az Új minta gomb segítségével rögzítse fel ügyfelenként a számlázás alapjául szolgáló bizonylatmintát! Minden bizonylatmintához beállítható az ismétlődés periódusa is. A program a főképernyőn az Információs pulton mindig jelezni fogja, ha az adott napon esedékes a számlázás és a Bizonylatminták áttekintése ablakban a Számlázás gombra kattintva tudja tömegesen kiállítani a számlákat.

MI AZ A DÍJBEKÉRŐ, PRO FORMA?

A pro forma (más néven proforma, vagy díjbekérő) egy olyan bizonylat, sablon, nyomtatvány melyet megrendelést követően az eladó küld a vevő részére, ami alapján a vevő kifizetheti az általa rendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét.

További információk a pro forma-ról, díjbekérőről

MI A TEENDŐ, HA A NYOMTATÓ NEM MEGFELELŐEN NYOMTATJA KI A SZÁMLÁT?

Egyes nyomtatókkal (főleg, ha sokáig nem volt áramtalanítva) előfordulhat, hogy a nyomtató memóriája betelik vagy a memória úgynevezett memóriaszemetet tartalmaz. Amennyiben ilyenkor küld a nyomtatóra nagy felbontású tartalmat (pl. számlát), úgy előfordulhat, hogy a nyomtatás végeredményeképp egy értelmezhetetlen, összecsúszott nyomtatást kap.

A probléma elhárítása érdekében áramtalanítsa (húzza ki a konnektorból!) a nyomtatót legalább 1 percre! Figyelem! A nyomtató sima ki-bekapcsolása nem elegendő, mivel az nem üríti ki a nyomtató memóriáját!

Amennyiben a probléma továbbra is jelentkezik, úgy ellenőrizze a nyomtató kézikönyvében, hogy van-e más lehetőség a nyomtató belső memóriájának, gyorsítótárának (cache) ürítésére. Abban az esetben, ha ez sem szünteti meg a jelenséget, úgy telepítse újra a nyomtató meghajtóját (driverét) a legfrissebb hivatalos verzió szerint.